Review Jurnal Mengenai Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Berbasis WEB

Judul Jurnal	Pembangunan Sistem Organisasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis WEB
Jurnal	Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS0 – ijns.org
Penulis	Akhmad Sholikhin, Berliana Kusuma Riasti
Volume	Volume 2 No 2
Tahun	2013
Reviewer	Cynthia Fega Pratama Putri
Tanggal	12 April 2016
ISSN	ISSN : 2302 - 5700

Abstrak:

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang saat ini berkembang dengan begitu pesatnya. Semua itu dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan tugas dan kepentingannya. Inventarisasi sekolah di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang saat ini masih dalam cara konvensional dengan mencatat pada buku inventaris kemudian direkap hasilnya secara manual pula, selain itu untuk penerimaan laporan dari sekolah juga harus melalui beberapa tahapan, yaitu sekolah datang langsung ke kantor dinas untuk mengirimkan berkas data inventaris. Hal ini menyebabkan proses memakan waktu lama dan tidak terkendali dengan baik, selain itu juga tingkat kecepatan akses data (laporannya) jika dibutuhkan sewaktu-waktu jadi terlambat. Inventarisasi sekolah dengan sistem komputerisasi yang diharapkan nantinya dapat mengatasi permasalahan yang telah ada. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara, kepustakaan, analisis, perencanaan, perancangan atau desain, pembangunan, uji coba sistem serta implementasi sistem. Dari penelitian ini dihasilkan sistem yang bisa memberikan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan koordinasi inventarisasi sekolah, serta bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

Kata Kunci : Inventarisasi, Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang

1.1  Latar Belakang

      

      a.        Alasan Penelitian

Teknologi yang ada saat ini berkembang dengan begitu pesatnya. Hal itu didukung oleh sumber daya alam dan sumber daya manusia yang memadai dan berkualitas. Berbagai informasi dan pengelolaan manajemen instansi saat ini sangat mendukung untuk bisa dikembangkan menjadi sistem yang mengandalkan kemajuan teknologi. Salah satu diantaranya adalah bidang teknologi informasi dan pengolahan data. Saat ini suatu bentuk informasi dan data bisa dibuat sesuai dengan apa yang kita inginkan, dan banyak peluang yang bisa dimanfaatkan untuk mengembangkannya. Sistem inventarisasi sekolah pada lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang saat ini masih dalam cara konvensional dengan mencatat pada buku inventaris kemudian direkap hasilnya secara manual pula. Kemudian juga untuk laporan hasil inventaris sekolah ke Dinas Pendidikan kurang efektif dan efisien. Hal ini menyebabkan proses memakan waktu lama dan tidak terkendali dengan baik, selain itu juga tingkat kecepatan akses data (laporannya) jika dibutuhkan sewaktu- waktu jadi terlambat.

      

       b.      Batasan Masalah

      - Penelitian dilakukan di kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang.

      - Pembuatan sistem inventarisasi sekolah menggunakan PHP dan MySQL.

        c.       Tujuan penelitian

       Penelitian ini bertujuan agar terbangunnya suatu sistem informasi inventarisasi sekolah di lingkungan                Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang yang dapat membantu proses koordinasi antara sekolah dengan        dinas pendidikan terkait, dalam hal ini pengelolaan inventarisasi sekolah.

2.         Metode Penelitian

Metode Penelitian yang digunakan adalah metode pengembangan system informasi b erbasis computer yang terdiri dari :

1.      Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau penyelesaian suatu sasaran tertentu.

2.      Basis Data Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :

-           Himpunan kelompok data ( arsip ) yang saling lberhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

-          Kumpulan data yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan yang yang perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

-          Kumpulan file atau tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

3.      Sistem Komputer

Sistem komputer adalah suatu jaringan elektronik yang terdiri dari perangkat lunak dan perangkat keras yang melakukan tugas tertentu (menerima input, memproses input, menyimpan perintah-perintah, dan menyediakan output dalam bentuk informasi)

4.      WEB

.Untuk menterjemahkan dokumen dalam bentuk hypertext ke dalam bentuk dokumen yang bisa dipahami, maka web browser melalui web client akan membaca halaman web yang tersimpan di sebuah web server melalui protokol yang biasa disebut http atau Hypertext Transfer Protocol.

5.      PHP

untuk memrogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain.

6.      My SQL

untuk mengakses dan melakukan manipulasi sistem database (Sistem Basis Data Tutorial Konseptual, Yakub, 2008). Untuk melakukan administrasi dalam basis data MySQL, dapat menggunakan modul yang sudah termasuk yaitu command-line

Latar Belakang Masalah

            Sistem informasi inventaris sekolah masih konvensional sehingga kesulitan dalam pencarian informasi, pelaporan serta pengelolaanya. Ade Putra telah melakukan penelitian dengan judul : Sistem Informasi Inventarisasi Barang Pada SPMU-TPSDP Universitas Bina Darma. Dalam penelitiannya Ade Putra menjelaskan bahwa proses inventarisasi barang sebelumnya menggunakan aplikasi yang tidak sesuai dengan format yang diharapkan. Untuk itu Ade Putra membangun sebuah aplikasi sistem informasi inventarisasi barang dengan basis Microsoft Visual Fox Pro V 8.0. Hasil dari penelitian tersebut adalah terbangunnya sistem informasi inventarisasi barang yang mampu mengakomodasi kebutuhan layanan data yang berkaitan.

            Imam Bachrawi Syakir juga telah melakukan penelitian dengan judul : Sistem Inventarisasi Barang di Technical Departement IT Metro TV. Dalam penelitiannya dijelaskan bahwa sistem pengelolaan inventarisasi barang di Technical Departement IT Metro TV masih dilakukan secara manual meskipun sudah menggunakan komputer tetapi hanya sebagai media pendataan inventaris dimana hanya mendata barang yang ada di gudang, sedangkan barang masuk dan keluar serta barang yang rusak tidak terinventarisir. Oleh sebab itu Imam Bachrawi Syakir membuat sistem informasi inventarisasi barang berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL sehingga mencakup aspek dalam me- manage barang dengan baik sehingga barang dapat terorganisir serta diolah lebih baik lagi mulai dari pendataan barang yang masuk, pemindahan barang, serta barang rusak dan keluar.

            sistem informasi inventarisasi yang peneliti bangun adalah sistem informasi berbasis web seperti yang dibuat oleh Imam Bachrawi Syakir. Sistem ini berbasis web karena mudah dalam pengaksesannya, dengan menggunakan koneksi internet dapat diakses dan kapanpun. Berbeda dengan sistem yang dibuat oleh Ade Putra yang menggunakan Microsoft Visual Fox Pro yang merupakan aplikasi desktop sehingga tempat aksesnya terbatas

Rancangan Sistem

      

      1.      Sistem yang sedang berjalan

      

Petugas dari sekolah datang langsung untuk melaporkan bantuan yang telah diperoleh maupun pengajuan untuk pengadaan baru ataupun perbaikan kerusakan inventaris ke Kantor Dinas Pendidikan. Petugas menemui bagian pelayanan dengan meyerahkan berkas kemudian menunggu koordinasi dari pihak Dinas Pendidikan. Dari pihak Dinas Pendidikan dalam menyalurkan bantuan ke sekolah dengan jalan memanggil perwakilan sekolah kemudian mengadakan rapat koordinasi mengenai keadaan inventaris sekolah baru kemudian mengambil keputusan untuk sekolah mana bantuan yang diperoleh itu disalurkan.

      2.      Sistem yang akan dirancang

Melalui internet yang dapat diakses di sekolah operator sekolah bisa melakukan pekerjaan input, update, pelaporan atau pengajuan bantuan dengan masuk ke menu operator sekolah masing – masing. Untuk mengadakan pengajuan cukup dengan mengisi form pengajuan kemudian dicetak dan diserahkan ke kantor Dinas Pendidikan.

      3.      Perancangan Sistem

penggambaran sistem secara umum / global kepada calon pengguna (user) tentang sistem yang akan dibuat dan berfungsi untuk persiapan tahap desain / perancangan sistem secara terinci.

       4.      Perancangan Basis Data

No.	Tabel	Kegunaan
1	user	Untuk penyimapanan user
2	t_ruang	Untuk menyimpan data ruang
4	t_barang	Untuk menyimpan data barang
5	Upload	Untuk menyimpan data upload

Rancangan Tampilan

      1.      Rancangan Input

Rancangan input disusun untuk memperjelas dan mempermudah pengolahan data dan diperlukan suatu antarmuka untuk memasukan data kedalam sistem komputer dan akan disimpan di masing-masing database.

a.       Login Sebelum masuk ke menu utama kita ketikkan user dan password untuk login dahulu, tampilan ini juga meliputi perancangan pendaftaran user baru, sebagai user sekolah (operator). Untuk tampilan login sebagai berikut :

b.      Input Data Ruang

Input data ruang digunakan untuk memasukkan data ruangan yang ada maupun data ruangan baru yang diperoleh dari bantuan. Dalam perancangan input data ruang hanya akan bisa diakses oleh user sekolah. Rancangannya sebagai berikut :

c.       Input Data Barang

Input data barang digunakan untuk memasukkan data barang yang ada maupun data barang baru yang diperoleh dari bantuan. Dalam perancangan input data barang hanya akan bisa diakses oleh user sekolah. Rancangannya sebagai berikut :

      2.      Rancangan Output

Perancangan output meliputi rancangan dari bentuk laporan yang akan digunakan untuk mencetak laporan yang nantinya ditujukan kepada pengguna sistem ini.

a.       Data Barang dan Ruang

Menu ini berisi semua data barang dan data ruang yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Rancangannya sebagai berikut :

  a.       Daftar Laporan Ruang

Daftar laporan inventarisasi barang  yang ada pada rancangan program sebagai berikut :

b.      Daftar Laporan Barang

Daftar laporan inventarisasi barang  yang ada pada rancangan program sebagai berikut :

      1.      Implementasi Sistem

Implementasi merupakan proses untuk membuat bentuk nyata dari rancangan perangkat lunak (software) yang telah dibuat. Implementasi program adalah tahap membangun program sampai siap digunakan.

a.       Implementasi di Server Lokal

1.      Membangun Web Server Localhost

2.      Meletakkan File di Web Server Localhost

3.      Membangun Database

      

4.      Membangun Script

5.      Melihat Hasil pada Web Browser

b.      Implementasi Proses Upload

Hosting Alamat website yang nantinya akan dipakai pada Sistem Informasi Inventaris Sekolah versi online yaitu http://ionlinesoft.com/sididi. Dalam proses upload ke hosting terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan diantaranya :

1)      Login ke CPanel Hosting

2)      Membuat Hak Akses User dan MySql Database

3)      Mengupload File Web ke Web

Hosting Dalam mengupload file pada tempat hosting harus menggunakan aplikasi File Transfer Protocol (FTP), dalam hal ini ftp yang digunakan adalah FileZilla yang bersifat free.

4)      Menyesuaikan konfigurasi koneksi database

Untuk mengkoneksikan database dengan hak akses user dengan mengubah isi dari file config.php yang ada di direktori ionlinesoft.com/sididi untuk isi file yang dirubah antara lain user database, password database serta nama database.

5)      Proses Export dari database ke Localhost

6)      Proses Import Database ke MySQL Hosting

7)      Melihat Tampilan Web Setelah Upload ke Hosting

Setelah melakukan proses upload sampai import database kemudian membuka browser, tampilan web akan jauh lebih bagus jika menggunakan web browser Mozilla firefox versi apapun. Jika proses dalam penguplodan benar maka ketika membuka alamat www.ionlinesoft.com/sididi akan keluar tampilan web seperti dibawah ini.

• ·         Halaman Utama

Halaman utama pada sistem informasi inventaris ini menjadi satu dengan halaman login dan halaman registrasi user. Bagi user yang sudah terdaftar bisa langsung masuk ke aplikasi dengan memasukan username dan password. Sedangkan bagi yang belum mempunyai bisa langsung mendaftar di form pendaftaran user.

• ·         Halaman Administrator 

                  Pada halaman administrator akan menampilkan menu halaman depan, inventaris, dan logout.

1.      Halaman Depan  Halaman ini menampilkan menu utama setelah melakukan login dengan status admin.  Disini juga ditampilkan status terbaru dari member yang melakukan updating status.

• Halaman Inventaris

Halaman inventaris ini berfungsi untuk untuk melihat semua data inventaris sekolah yang ada sudah dimasukkan kedalam sistem.

•  Halaman Member

Halaman ini diperuntukan untuk member, yang bisa menggunakan aplikasi ini hanya member yang sudah terdaftar di sistem.

a.       Halaman Wall

Halaman ini berisi tentang komentar atau berita-berita terbaru dari dinas pendidikan maupun berita terbaru dari sekolah lain.

b.      Halaman inventaris

Halaman ini berfungsi untuk melihat, menambah, mengedit, ataupun menghapus data inventaris yang meliputi data ruang dan barang yang dikehendaki.

c.       Halaman Laporan

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan rekap data yang telah dimasukkan ke dalam sistem serta untuk mencetak datanya.

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Dengan adanya sistem informasi inventarisasi sekolah pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang berbasis web, petugas sekolah dari daerah manapun bisa mengakses informasi inventaris maupun bantuan melalui internet dengan fasilitas website yang telah disediakan

2. Sistem informasi inventarisasi sekolah ini terbukti dapat meningkatkan efektifitas dalam pengelolaan inventarisasi sekolah. 

Saran

Dari berbagai analisa dan pengamatan serta implementasi program yang dilakukan mengenai sistem informasi inventarisasi sekolah pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang, maka peneliti memberikan saran sebagai berikut :

1.      Kepada peneliti selanjutnya untuk mengembangkan dan melengkapi fasilitas website khususnya fasilitas pencarian.

2.      Bagi instansi Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang agar mempersiapkan sumber daya manusia sebagai operator yang berkompeten agar sistem informasi inventarisasi sekolah dapat berjalan dengan maksimal dan berkelanjutan.